Document Scanning Services (บริการสแกนเอกสาร)

สุธาสิน กรุ๊ป ให้บริการสแกนเอกสารแบบครบวงจร ทั้งเอกสารขนาดเล็ก เอกสารด้านบัญชีเอกสารงบการเงิน เอกสารเวชระเบียนผู้ป่วย เอกสารใบสมัคร เอกสารต่างๆ ภายในองค์กร หรือจะเป็นหนังสือ นิตยสาร หนังสือหายาก หนังสือเก่าพร้อมปรับแปลงไฟล์ให้สมบูรณ์เสมือนหนังสือใหม่ ไปถึงเอกสารขนาดใหญ่ รวมถึงการจัดทำ Index ในการค้นหาและนำเข้าระบบจัดเก็บเอกสารให้พร้อมใช้งาน หรือจะเป็นการจัดทำ Bookmark และ ดับลินคอร์เมทาดาทา (Dublin Core Metadata) สำหรับงานห้องสมุด

          บริษัทฯ มีทีมงานที่มีประสบการณ์ในการจัดการบริหารจัดการข้อมูลให้กับองค์กรเอกชนและภาครัฐตั้งแต่ขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ ตลอดจนได้รับความไว้วางใจจากลูกค้ามากมาย พร้อมให้บริการทั้งในและนอกสถานที่ สำหรับลูกค้าที่ไม่มีพื้นที่เพียงพอให้ทางบริษัทฯ เข้าไปดำเนินงาน เรามีศูนย์สแกนเอกสารที่ได้มาตรฐาน มีพื้นที่เพียงพอ พร้อมระบบรักษาความปลอดภัย ให้ท่านได้มั่นใจ และบริการรับ-ส่งเอกสาร  ซึ่งเราจะเลือกใช้เครื่องมือที่ทันสมัย และบุคลากรให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภทจึงทำให้งานแต่ละงานประสบความสำเร็จแล้วเสร็จตามเป้าหมายและระยะเวลา พร้อมรับประกันผลงานเป็นระยะเวลา 1 ปี 

ทำไม? ต้องสแกนเอกสาร
ด้วยในแต่ละหน่วยงาน/องค์กร มีเอกสารต่างๆเป็นจำนวนมาก ซึ่งมีปริมาณ เอกสารเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้มีปัญหาในเรื่องสถานที่จัดเก็บ การดูแลรักษา สืบค้น ความสะดวกรวดเร็วใน การปฏิบัติงานของพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ ด้วยเหตุนี้จึงต้องมีความจำเป็นต้องสแกนเอกสารเพื่อปรับเปลี่ยนการ บริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษมาจัดเก็บเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในคอมพิวเตอร์แทน ซึ่งจะสามารถ คัดแยกเอกสารได้เป็นหมวดหมู่ ทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บ การสืบค้นและเพื่อเก็บรักษาเอกสารของทางราชการและหน่วยงาน ที่มีความสำคัญมิให้สูญหายอีกด้วย

ประโยชน์ของการสแกนเอกสาร
- เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ
- เพื่อลดปัญหาในเรื่องพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
- เพื่อสำรองข้อมูลเอกสารหลังจากที่มีการทำลาย
- เพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้รับบริการในการเรียกค้นข้อมูลเอกสารต่าง ๆ
- เพื่อปรับเปลี่ยนการบริหารจัดการงานเอกสารให้เป็นในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
- เพื่อให้การจัดการเอกสารเป็นไปตามมาตรฐานและปลอดภัย

     ด้วยประสบการณ์ในการสแกนเอกสารมากกว่า 100 ล้านแผ่น ที่เรามุ่งมั่นและทุ่มเทในการให้บริการ รวมทั้งสรรหาเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องในการจัดการเอกสาร รวมถึงการพัฒนาบุคลากรให้มีคุณภาพ/มาตรฐานสามารถปฏิบัติงานไปในแนวทางเดียวกัน โดยเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานทุกตำแหน่ง ในโครงการสแกนเอกสารจะต้องผ่านการอบรมและผ่านการตรวจสอบประวัติอาชญากร เรียบร้อยแล้ว จึงจะสามารถเข้ามาปฏิบัติงานในสถานที่ของลูกค้าและสถานที่ของทางบริษัท ได้

     นอกจากนี้แล้วทางทีมบริหารยังใส่ใจในการบริการโดยการเข้ามากำกับดูแลทีมงานในทุกๆ ขั้นตอนของการทำงาน และด้วยความใส่ใจในการบริการและคุณภาพของงานที่เรามุ่งมั่นทำงานกันเกิน 100% นั้น ทำให้เราได้รับการไว้วางใจจากหน่วยงานภาครัฐและเอกชนทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ให้เราเป็นผู้ให้บริการในการสแกนเอกสารมาโดยตลอด 

รูปแบบของการให้บริการสแกนเอกสาร

1. Onsite document scanning service
การให้บริการสแกนเอกสารในสถานที่หรือหน่วยงานของลูกค้า โดยบริษัทฯ จะจัดบุคลากรและอุปกรณ์ในการทำงานสำหรับเข้าปฏิบัติการ ณ. พื้นที่หน่วยงานของลูกค้า

2. Offsite document scanning service
การให้บริการสแกนเอกสารโดยการให้บริษัทฯเข้าไปรับเอกสารจากหน่วยงานของลูกค้าเพื่อมาปฏิบัติการสแกน ณ.ศูนย์ให้บริการ   ทั้งนี้เราตระหนักดีว่าความปลอดภัยข้อมูลของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ด้วยระบบการรักษาความปลอดภัยด้านการขนส่ง และกล้องตรวจการณ์ รวมถึงประตูเข้าออกผ่านระบบคีย์การ์ด เพื่อให้ได้ความมั่นใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารของลูกค้าเป็นสำคัญ

 ประเภทของเอกสารและเครื่องสแกนที่ให้บริการสแกน

	Document Scanning      เอกสารทั่วไปขนาด A4-A3 เช่นเอกสารทั่วไปภายในองค์กร เอกสารด้านบัญชี-การเงิน เอกสารแฟ้มประวัติทะเบียน ฯลฯ		Document Scanning      เอกสารทั่วไปขนาด A4-A3 เช่นเอกสารทั่วไปภายในองค์กร เอกสารด้านบัญชี-การเงิน เอกสารแฟ้มประวัติทะเบียน ฯลฯ
	Book Scanning     เอกสารประเภทรูปเล่ม หนังสือ นิตยสาร วารสาร ชนิดไม่ตัดสันขอบ และไม่แกะรูปเล่ม หนังสือเก่า หนังสือหายากเป็นต้น		Book Scanner        เครื่องสแกนเนอร์ ขนาด A4-A3 แบบ Flatbed เอกสารประเภทรูปเล่ม หนังสือ นิตยสาร วารสาร ชนิดไม่ตัดสันขอบ และไม่แกะรูปเล่ม หนังสือเก่า  หนังสือหายาก เป็นต้น
	Large Format Scanning     เอกสารขนาดใหญ่ตั้งแต่ A2 A1 A0 ขึ้นไป เช่น หนังสือพิมพ์  แบบแปลนก่อสร้าง แผนที่ เป็นต้น		Large Format Scanner      เครื่องสแกนเนอร์ ขนาด เอกสารขนาดใหญ่ตั้งแต่ A2 A1 A0 ขึ้นไป  เช่น หนังสือพิมพ์  แบบแปลนก่อสร้าง แผนที่ เป็นต้น

เทคโนโลยีของเครื่องสแกนเอกสาร (Document Scanner Technology)

เราเลือกใช้เครื่องสแกนเนอร์ที่มีเทคโนโลยีที่ทันสมัย เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงและสามารถทำงานได้รวดเร็ว โดยประกอบไปด้วย เทคโนโลยี ต่างๆ ดังนี้

1. คุณภาพที่เหนือกว่าด้วยเทคโนโลยี CCD
เครื่องสแกนเนอร์ที่นำมาใช้ในการสแกนเอกสาร ใช้เทคโนโลยีเซ็นเซอร์แบบ CCD (Charge Coupled Device) เพื่อการโฟกัสภาพที่แม่นยำ มีมิติ ทำให้ได้คุณภาพงานที่คมชัดอย่างแท้จริง

2. เทคโนโลยีการ แบ่งไฟล์อัตโนมัติ
เครื่องสแกนเนอร์ที่นำมาใช้ในการสแกนเอกสารใช้เทคโนโลยีแบ่งไฟล์อัตโนมัติเพิ่มความถูกต้อง สะดวกรวดเร็วในการสแกนเอกสารจำนวนมาก ด้วย ระบบสแกนแบบ Batch Scan ซึ่งเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างตัวเครื่อง และซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ที่จะแบ่งไฟล์อัตโนมัติโดยใช้บาร์โค้ด (Barcode base job separate) ทำให้การแบ่งหมวดหมู่เอกสารที่ถูกสแกนทำได้สะดวกยิ่งขึ้น

3. เทคโนโลยีการป้อนต้นฉบับโดยอัตโนมัติ
Automatic Document Feeder (ADF) หรือชุดป้อนกระดาษอัตโนมัติ เป็น ฟังก์ชันที่จะช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาการสแกนเอกสารไปได้มาก เพราะไม่ จำเป็นต้องป้อนเอกสารทีละแผ่น เมื่อต้องการสแกนเอกสารจำนวนมาก ก็เพียงสั่งสแกนแล้วปล่อยให้เป็นหน้าที่ของ ADF ในการป้อนต้นฉบับเข้า สู่ขั้นตอนการสแกนโดยอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว

4. เทคโนโลยีการป้องกันกระดาษซ้อนในขณะป้อนกระดาษอัตโนมัติ

เครื่องสแกนที่นำมาใช้มีเทคโนโลยีการป้องกันกระดาษซ้อนกันขณะป้อนกระดาษอัตโนมัติที่ชุดป้อนกระดาษ ADF  โดยการใช้เทคโนโลยี การหมุนสวนทาง ของลูกยางชุดจ่ายกระดาษอัตโนมัติ (Reverse Roller Enhance Feeding Reliability)

5. เทคโนโลยีระบบป้องกันกระดาษซ้อนและหยุดการทำงานอัตโนมัติ

เพื่อป้องกันปัญหาการป้อนเอกสารพร้อมกันหลายแผ่น ทำให้งานสแกน ผิดพลาด เครื่องสแกนที่นำมาใช้จึงมีระบบตรวจจับเอกสารซ้อน (Ultrasonic Multi-feed Sensor) โดยตรวจสอบจากความหนาและขนาดกระดาษ เพื่อการสแกน เอกสารได้อย่างถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งหยุดระบบการทำงานของการป้อนกระดาษทันทีเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายของเอกสารต้นฉบับ

6. เทคโนโลยีการสแกนหน้าหลังแบบต่อเนื่อง
ด้วยการติดตั้งชุดเซ็นเซอร์รับภาพถึง 2 ชุด เครื่องสแกนเนอร์จึงสามารถ สแกนเอกสารทั้งด้านหน้าและด้านหลังได้พร้อมกัน (Duplex) จากการป้อน กระดาษเพียงครั้งเดียว ทำให้การสแกนและจัดลำดับเอกสารทำได้รวดเร็ว ยิ่งขึ้น 

7. เทคโนโลยีการแก้ไขการเอียงของภาพอัตโนมัติ (Auto-Deskew)  
การแก้ไขความเอียงภาพ เนื่องจากความผิดพลาด ของการป้อนเอกสารอัตโนมัติ

8. เทคโนโลยีการปรับขนาดอัตโนมัติ ( Auto-size Detection )
สามารถสแกนเอกสารพร้อมกันได้หลายขนาด และไม่ต้องกำหนดขนาดก่อนการสแกน โดยเครื่องสามารถปรับขนาด กระดาษที่เหมาะสมให้โดยอัตโนมัติ (Auto Crop)

9. เทคโนโลยีการตรวจสอบกระดาษสีหรือขาวดำอัตโนมัติ ( Auto-color Dectection )
สามารถตรวจสอบ สีหรือขาวดำ และปรับ โหมดการสแกนภาพให้เหมาะสมกับต้นฉบับอัตโนมัติ
 
10. เทคโนโลยีการลบหน้าเปล่าอัตโนมัติ ( Blank Page Removal )
ตรวจสอบ และไม่สแกนหน้าเอกสารเปล่า อัตโนมัติ จึงช่วยลดเวลาในการจัดการไฟล์ และประหยัดพื้นที่ในการ จัดเก็บเอกสาร

นโยบายการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร

การรักษาความปลอดภัย ด้านบุคคลากร

เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานในโครงการสแกนเอกสาร ผ่านการตรวจสอบประวัติอาชญากร เรียบร้อยแล้ว

การรักษาความปลอดภัย ในการรับ-ส่งคืน เอกสาร

การรับ-ส่งคืน เอกสาร (กรณี OFFSITE SERVICES)
- ทำการบันทึกการรับ-ส่งเอกสาร
- ทำการบรรจุเอกสารลงกล่อง
- ทำการขนย้าย

อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยในพื้นที่ปฏิบัติงาน

อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยในพื้นที่ปฏิบัติงาน (กรณี OFFSITE SERVICES)
1. กล้องวงจรปิด
2. อุปกรณ์ตรวจจับความร้อนและควัน
3. สัญญาณแจ้งเตือนไฟไหม้
4. ถังดับเพลิงชนิดเคมีแห้ง
5. ระบบคีย์การ์ดควบคุมการเข้าออก
6. ที่สำหรับเก็บอุปกรณ์ถ่ายภาพและมือถือ

 ผลงานการสแกนเอกสาร (บางส่วน)

ผลงานการสแกนเอกสาร : โครงการสแกนเอกสารคำขอมีบัตรประชาชน (บป.1) ทั่วประเทศ จำนวน 7,780,000 หน้า
หน่วยงาน : กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย

ผลงานการสแกนเอกสาร : โครงการบันทึกและสแกนเอกสารงบการเงิน จำนวน 140,000 ราย (1,400,000 หน้า)
( 2 ปีซ้อน ปี 2560 และ ปี 2561)
หน่วยงาน : กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์

ผลงานการสแกนเอกสาร: โครงการสแกนเอกสารเวชระเบียนผู้ป่วยในจำนวน 25,000 แฟ้ม (1,500,000 หน้า)
(2 ปีซ้อน ปี2560 , ปี2561)
หน่วยงาน : โรงพยาบาลเลิดสิน กรมการแพทย์

ผลงานการสแกนหนังสือ : โครงการสแกนหนังสือห้องสมุดรัฐสภาแบบไม่ตัดเล่มพร้อมแต่งไฟล์ภาพ
และจัดทำ Book Mark + Dubblin Core Meta data  จำนวน 550,000 หน้า
หน่วยงาน : สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร (รัฐสภา)

ผลงานการสแกนเอกสาร : โครงการพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารไร้กระดาษและสแกนเอกสารด้านการเงิน, บัญชี, พัสดุ และเอกสารภายในหน่วยงาน เข้าระบบ จำนวน 100,000 หน้า
หน่วยงาน : องค์การสุรา กรมสรรพสามิต

ผลงานการสแกนเอกสาร : โครงการสแกนเอกสารเวชระเบียนผู้ป่วยในจำนวน 3,000,000 หน้า
หน่วยงาน : โรงพยาบาลสมุทรปราการ

ผลงานการสแกนเอกสาร : โครงการสแกนเอกสารทางการเงิน จำนวน 1,200,000 หน้า
หน่วยงาน : สำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา